Kiến thức xây dựng

Bí quyết kiểm soát chi phí khi chọn gói Thiết kế – Thi công trọn gói 

Posted on by Nguyễn Giang

Khi chọn thiết kế – thi công trọn gói, nhiều chủ nhà mong muốn “giao chìa khóa, an tâm” — nhưng làm thế nào để không bị đội chi phí, vẫn có không gian thiết kế ưng ý và chất lượng đảm bảo? Bài này trình bày toàn diện các chiến lược kiểm soát chi phí dành riêng cho gói trọn gói: từ khâu chuẩn bị, soạn BOQ, đàm phán điều khoản hợp đồng, áp dụng kỹ thuật tối ưu hóa, đến quy trình mua sắm, quản lý biến động giá và KPI giám sát. 

1. Tại sao cần kiểm soát chi phí ngay khi chọn gói trọn gói?

  • Gói trọn gói dễ khiến chủ nhà lơi tay vì “tổng thầu chịu hết” — nhưng nếu hợp đồng không chặt, nhà thầu có thể đẩy biến phí, thay vật liệu, hoặc cộng phụ phí.
  • Kiểm soát sớm = giảm phát sinh: mọi thay đổi sau khi hợp đồng ký thường gây đội tiền do thao tác, vật tư, thời gian thi công.
  • Thị trường vật liệu biến động (thép, xi măng, dầu) — cần cơ chế ứng phó trong hợp đồng.
Tiến Phát Số Tám – Hình minh họa

2. Nguyên tắc vàng trước khi ký hợp đồng trọn gói

  1. Yêu cầu BOQ chi tiết kèm bản vẽ thi công (không lấy báo giá tổng nếu không có BOQ).
  2. Khóa bản vẽ thi công (as-design) trước khi nhà thầu báo giá cố định; mọi thay đổi phải ký Variation Order (VO).
  3. Giữ ít nhất 5–10% retention trong hợp đồng để đảm bảo nhà thầu xử lý bảo hành.
  4. Đặt contingency (dự phòng) tối thiểu 5–10% của tổng ngân sách.
  5. Yêu cầu minh bạch về nguồn gốc vật liệu (brand list / mẫu vật liệu).

3. Bộ tài liệu “không thể thiếu”: bản vẽ thi công + BOQ + schedule

  • Bản vẽ thi công: kiến trúc + kết cấu + MEP (điện, nước, thông gió). Phải có chi tiết chỗ nối, tiết diện ống, vị trí hộp kỹ thuật.
  • BOQ (Bill of Quantities): liệt kê khối lượng + đơn giá đơn vị cho từng hạng mục — gốc để so sánh báo giá, theo dõi thực tế và thanh toán.
  • Schedule (Gantt): timeline chi tiết theo mốc nghiệm thu — liên đới đến điều khoản phạt/chậm.

4. Cấu trúc hợp đồng trọn gói tối ưu để tránh rủi ro chi phí

Những điều khoản cần có (chi tiết):

  1. Giá trị hợp đồng & phạm vi rõ ràng — Giá cố định có kèm điều chỉnh hay không? Nếu có điều chỉnh, nêu công thức (ví dụ: điều chỉnh theo chỉ số giá nguyên vật liệu chính theo nguồn đáng tin cậy).
  2. BOQ làm phụ lục bắt buộc — mọi thanh toán/VO phải dựa trên BOQ.
  3. Retention (giữ lại): giữ 5%–10% tổng nghiệm thu, giải ngân sau hết thời gian bảo hành hoặc theo điều kiện.
  4. Phạt chậm tiến độ: nêu mức phạt %/ngày và điều kiện miễn trừ (force majeure).
  5. Variation Order (VO): form chuẩn—miêu tả thay đổi, đơn giá, giá trị tổng, thời gian bổ sung, chữ ký. Không cho phép thi công khi chưa có VO có ký duyệt.
  6. Cam kết vật liệu: nêu rõ thương hiệu/mã hàng cho vật tư quan trọng; nếu đổi, phải có chênh lệch bù trừ rõ ràng.
  7. Cơ chế điều chỉnh giá: nếu cho phép, định nghĩa rõ loại vật liệu được điều chỉnh và công thức (ví dụ theo chỉ số PPI hoặc công bố giá bình quân thị trường).
  8. Thanh toán theo mốc nghiệm thu: không chuyển tiền trước khi nghiệm thu.
  9. Yêu cầu chứng từ nhập kho: phiếu giao hàng, CO/CQ cho vật liệu quan trọng.
  10. Bảo hiểm & bảo hành: nhà thầu phải có bảo hiểm thi công; ghi rõ thời hạn bảo hành phần kết cấu & hoàn thiện.
ký kết hợp đồng thi công
Tiến Phát Số Tám ký kết hợp đồng xây dựng ngôi nhà mơ ước với anh Tùng

5. Kỹ thuật Value Engineering (VE) — tối ưu chi phí mà không hy sinh công năng

Value Engineering là phương pháp có hệ thống để giảm chi phí theo vòng đời mà vẫn giữ hoặc cải thiện chức năng.

Các bước VE thực tiễn áp dụng cho nhà phố:

  1. Lập danh sách hạng mục có chi phí lớn: móng, khung sàn, mái, cửa chính, bếp, WC.
  2. Đánh giá chức năng cần thiết: ví dụ cửa sổ phòng ngủ cần lấy sáng/thoáng — có thể thay kính dày cao cấp bằng kính low-e + lam che.
  3. Tìm giải pháp thay thế: thay gỗ tự nhiên bằng gỗ công nghiệp chống ẩm cho tủ, dùng gạch porcelain thay vì đá tự nhiên ở một số vị trí.
  4. So sánh chi phí vòng đời: tính chi phí mua + lắp + bảo trì trong 10 năm. Vật liệu rẻ nhưng phải thay nhiều lần có thể tốn hơn.
  5. Thực hiện thử nghiệm / mẫu: chọn 2–3 vật liệu, yêu cầu mẫu, đánh giá thực tế trước khi áp dụng trên toàn bộ công trình.

Ví dụ VE đơn giản: thay mặt tiền đá marble (cao) bằng đá nhân tạo (chi phí thấp hơn 40–60%) + bề mặt sơn giả đá ở một số mảng → vẫn đẹp, nhẹ hơn, rẻ hơn.

Tiến Phát Số Tám – Hình minh họa

6. Mua sắm & logistics: bí kíp để giảm giá đầu vào

  1. Nhà thầu mua theo lô lớn: bắt buộc đàm phán để lấy chiết khấu; bạn có thể yêu cầu phần lợi ích chuyển một phần cho chủ.
  2. Chốt danh sách vật liệu chính (brand list) trước — giúp khối lượng mua sỉ dễ tính.
  3. Mua theo thời điểm: theo dõi biến động giá, mua khi giá thấp hoặc ký hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp để khoá giá.
  4. Tính toán hao hụt hợp lý: chỉ định hệ số hao hụt hợp lý (ví dụ gạch lát 3–5%) để tránh mua thừa/thiếu gây phát sinh vận chuyển.
  5. Kiểm soát tồn kho tại công trường: có kho che chắn, danh sách nhập-xuất (FIFO cho vật liệu dễ hỏng).
  6. Đàm phán điều kiện giao hàng: miễn phí giao nội thành, bảo hành vật liệu bề mặt (ví dụ đổi gạch bị lỗi).
Tiến Phát Số Tám – Hình minh họa

7. Phân kỳ thi công (phasing) — chia dự án theo ưu tiên tài chính

Phân kỳ thi công là cách chia dự án thành các “gói độc lập” để:

  • Giảm áp lực tài chính ban đầu.
  • Cho phép hoàn thiện những phần có ROI cao trước (ví dụ: mặt tiền, tầng trệt cho thuê).
  • Giảm rủi ro nếu ngân sách thiếu: dừng sau khi hoàn thành giai đoạn mà không làm dang dở hạng mục cấu trúc.

Ví dụ phân kỳ:

  • Giai đoạn 1: phần thô + mái (đảm bảo kết cấu).
  • Giai đoạn 2: hoàn thiện mặt tiền + tầng trệt (để khai thác).
  • Giai đoạn 3: hoàn thiện tầng trên & nội thất.

Ưu/nhược:

  • Ưu: linh hoạt tài chính, khai thác trước.
  • Nhược: tổng chi phí có thể tăng nhẹ do tổ chức thi công nhiều lần.

8. Thanh toán thông minh & retention — giữ đòn bẩy với nhà thầu

Cấu trúc thanh toán mẫu an toàn:

  • Đặt cọc ký hợp đồng: 10%.
  • Thanh toán phần thô sau nghiệm thu phần thô: 30–35%.
  • Thanh toán sau hoàn thiện 70–80%: 45–55% (chia nhiều mốc).
  • Giữ lại (retention): 5–10% trả sau hết thời hạn bảo hành (6–12 tháng).

Lưu ý khi tính toán:

  • Không trả trước quá nhiều (>30%) nếu nhà thầu không phải nhà thầu lớn uy tín.
  • Gắn thanh toán với nghiệm thu cụ thể (có biên bản & ảnh) — dùng BOQ để xác định giá trị nghiệm thu.
  • Dùng letter of credit hoặc escrow với dự án lớn để bảo vệ chủ nhà.

9. Dự phòng, cơ chế điều chỉnh giá & quản lý biến động thị trường

Chiến lược quản lý biến động:

  1. Dự phòng (contingency): tối thiểu 5%–10% tổng ngân sách; cho công trình cải tạo rủi ro hơn nên 10–15%.
  2. Cơ chế điều chỉnh giá trong hợp đồng: nếu chấp nhận điều chỉnh, định nghĩa rõ công thức (ví dụ: điều chỉnh theo biến động giá thép/xi măng theo bảng giá công bố của nhà cung cấp chính thức).
  3. Hedging vật liệu: ký hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp để khoá giá trong ngắn hạn.
  4. Kiểm soát cashflow: thanh toán đúng mốc, tránh phải vay nóng với lãi suất cao nếu biến động xảy ra.

10. KPI & báo cáo để giám sát chi phí theo thời gian thực

Các KPI cần theo dõi hàng tuần:

  • Cost-to-Date (Chi phí thực tế đã phát sinh) vs Planned Cost-to-Date — để biết lệch.
  • Earned Value (EV) và Cost Performance Index (CPI): CPI = EV / AC (Actual Cost). Nếu CPI < 1 => vượt chi phí.
  • Schedule Performance Index (SPI): EV / PV (Planned Value) — để biết tiến độ thực tế so kế hoạch.
  • Tỷ lệ VO so với tổng hợp đồng (%): VO_total / Contract_value — VO quá lớn báo động.
  • Tồn kho giá trị: giá trị vật tư tồn kho tại công trường (quản lý vốn).
  • Số ngày trễ lũy kế & chi phí phạt.

Báo cáo cần:

  • Báo cáo tuần có bảng so sánh Planned vs Actual, VO list, issues & mitigation.
  • Lưu ảnh & chứng từ (phiếu giao hàng, hóa đơn) kèm báo cáo.

11. Công cụ + biểu mẫu cần có (mẫu BOQ, nhật ký công trình, form VO)

Bạn/nhà thầu cần chuẩn bị:

  • BOQ Excel mẫu: hạng mục → đơn vị → khối lượng → đơn giá → tổng tiền → chú thích thương hiệu.
  • Mẫu Variation Order (VO): mã VO, mô tả, đơn giá mới, tổng tiền, ngày, chữ ký các bên.
  • Nhật ký công trình (Daily Log): ngày, nhân công, vật liệu giao, tiến độ, sự cố.
  • Phiếu nghiệm thu giai đoạn: danh mục kiểm tra, OK/NG, ghi chú & chữ ký.
  • Phiếu nhập kho & xuất kho: số lượng, trạng thái, người nhận.
báo giá thi công xây dựng
Tiến Phát Số Tám – Hình ảnh minh họa

12. Mẫu dự toán minh hoạ — tính từng bước (bắt buộc làm từng chữ số)

Mục tiêu: minh hoạ cách áp dụng tất cả nguyên tắc trên cho một nhà phố 100 m² (tổng sàn sử dụng 300 m²) — hoàn thiện ở mức trung bình tại TP.HCM.
Giả thiết: giá hoàn thiện trung bình = 6.500.000 VNĐ / m² (tham khảo thị trường). Diện tích sàn = 300 m².

Tính Base_cost = 6.500.000 × 300 theo bước số học yêu cầu:

  • 6.500.000 × 300 = 6.500.000 × (3 × 100) = (6.500.000 × 3) × 100.
    • 6.500.000 × 3 = 19.500.000.
    • 19.500.000 × 100 = 1.950.000.000.

=> Base_cost = 1.950.000.000 VNĐ (chi phí hoàn thiện ước tính).

Bây giờ thêm các khoản theo quy tắc:

  1. Phí quản lý tổng thầu (giả sử) = 8% × Base_cost.
    • 1.950.000.000 × 8% = 1.950.000.000 × 0.08.
      • 1.950.000.000 × 0.1 = 195.000.000 (tính 10%)
      • 1.950.000.000 × 0.02 = 39.000.000 (tính 2%)
      • 195.000.000 − 39.000.000 = 156.000.000 → nhưng that’s wrong path; do directly: 1.950.000.000 × 0.08 = (1.950.000.000 × 8) / 100 = 15.600.000.000 /100 = 156.000.000.
        => Phí quản lý = 156.000.000 VNĐ.
  2. Chi phí thiết kế & khảo sát ≈ 3% × Base_cost:
    • 1.950.000.000 × 3% = 1.950.000.000 × 0.03 = (1.950.000.000 × 3) /100 = 5.850.000.000 /100 = 58.500.000 VNĐ.
  3. Dự phòng (contingency): 8% × Base_cost:
    • 1.950.000.000 × 8% = like phí quản lý = 156.000.000 VNĐ.
  4. Chi phí tổng ước tính = Base_cost + phí quản lý + thiết kế + dự phòng
    • Base_cost = 1.950.000.000
    • Phí quản lý = 156.000.000
    • Thiết kế = 58.500.000
    • Dự phòng = 156.000.000

Tính tổng từng bước:

  • Base_cost + Phí quản lý = 1.950.000.000 + 156.000.000 = 2.106.000.000.
  • Cộng thiết kế: 2.106.000.000 + 58.500.000 = 2.164.500.000.
  • Cộng dự phòng: 2.164.500.000 + 156.000.000 = 2.320.500.000 VNĐ.

=> Tổng ngân sách khuyến nghị ≈ 2.320.500.000 VNĐ.

Bổ sung lưu ý phân bổ (gợi ý):

  • Thiết kế & khảo sát: 58.500.000 (đóng 1 lần)
  • Phần thô & móng: chiếm khoảng 45% Base_cost → 0.45 × 1.950.000.000 = 877.500.000 (tính bằng cách 1.950.000.000 × 45% = (1.950.000.000 × 45) /100 = 87.750.000.000 /100 = 877.500.000)
  • Hoàn thiện: 55% Base_cost → 1.072.500.000 (1.950.000.000 − 877.500.000 = 1.072.500.000)
  • Thanh toán định kỳ + retention 5%: giữ lại 5% của tổng nghiệm thu. 5% của Base_cost + phí quản lý? Thông thường retention tính trên giá trị nghiệm thu thực tế — giả sử retention = 5% × tổng hợp đồng (không tính dự phòng) = 5% × (Base_cost + Phí quản lý + Thiết kế) = 5% × (1.950.000.000 + 156.000.000 + 58.500.000) = 5% × 2.164.500.000 = 108.225.000.

Tính retention chi tiết:

  • 2.164.500.000 × 5% = 2.164.500.000 × 0.05 = (2.164.500.000 × 5) /100 = 10.822.500.000 /100 = 108.225.000 VNĐ.

13. Checklist hành động ngay — 20 mục chủ nhà phải làm trước khi ký

  1. Yêu cầu BOQ hoàn chỉnh.
  2. Khóa bản vẽ thi công (as-design).
  3. Yêu cầu mẫu vật liệu cho các hạng mục chủ chốt.
  4. Đàm phán retention 5–10%.
  5. Yêu cầu nhà thầu cung cấp bảo hiểm thi công.
  6. Thỏa cơ chế điều chỉnh giá (nếu chấp nhận).
  7. Lập dự phòng ngân sách tối thiểu 5–10%.
  8. Lên kế hoạch mua chính (kiểm soát vật liệu chủ chốt).
  9. Thương lượng điều khoản phạt chậm tiến độ.
  10. Đặt KPI giám sát (CPI, SPI, %VO).
  11. Soạn form VO mẫu trước.
  12. Thỏa kỹ VE với KTS & tổng thầu (ít nhất 1 vòng).
  13. Lên kế hoạch logistics/hẻm (giờ giao hàng).
  14. Bảo quản vật tư: kho khô, che bạt.
  15. Lập kế hoạch ngân sách theo giai đoạn (phasing).
  16. Lên lịch nghiệm thu giai đoạn (ngày cụ thể).
  17. Cài công cụ báo cáo (mẫu Excel/Gsheet).
  18. Yêu cầu nhà thầu nộp hồ sơ tham khảo công trình.
  19. Thống nhất thời gian & phương án bảo hành.
  20. Chuẩn bị hợp đồng escrow hoặc phương án an toàn về tiền nếu cần.

14. Kết luận & lời khuyên thực tế

  • Thiết kế – thi công trọn gói có thể mang lại lợi ích lớn về thời gian và trách nhiệm pháp lý, nhưng không phải là “giấy phép” để buông lỏng kiểm soát chi phí.
  • Bí quyết là chuẩn bị kỹ càng trước khi ký: BOQ, bản vẽ thi công khóa, retention, VO, contingency, KPI.
  • Áp dụng Value Engineering thông minh, mua sắm tập trung và phân kỳ thi công khi cần để cân bằng ngân sách.
  • Luôn theo dõi KPI chi phí và có hệ thống báo cáo tuần để phát hiện sớm lệch ngân sách.

Hãy để công ty Tiến Phát Số Tám đồng hành cùng bạn trong hành trình này. Vì chúng tôi là công ty xây dựng nhà phố hàng đầu tại Hồ Chí Minh và có đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên môn cao, trách nhiệm, và đầy nhiệt huyết để hỗ trợ tạo ra ngôi nhà mơ ước cho bạn và gia đình.

Tiến Phát Số Tám bàn giao ngôi nhà mơ ước cho chú Trung – Đồng Nai

15. Liên hệ để được chúng tôi tư vấn tận tình nhất:

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN PHÁT SỐ TÁM

Địa chỉ: 50A Trương Đăng Quế, Phường 1, Quận Gò Vấp, TP.HCM

Hotline: 0903 768 270 – Anh Vũ (CEO)

Youtube: Xây Dựng Nhà Phố

Website: tienphatsotam.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Contact Me on Zalo