Làm thủ tục xin phép xây dựng tưởng đơn giản nhưng nhiều chủ nhà bị trả hồ sơ, chậm tiến độ hoặc phải sửa bản vẽ dẫn đến tăng giá xây nhà và chi phí hoàn thiện nhà. Bài này phân tích 5 sai lầm phổ biến — từ thiếu hồ sơ, hiểu sai quy hoạch, tới ủy quyền không hợp lệ — và đưa ra biện pháp phòng tránh thực tế, từng bước một.
1. Sai lầm 1 — Nộp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng chuẩn (rất thường gặp)
Vấn đề
Nhiều hồ sơ bị trả về vì:
- Thiếu giấy tờ về quyền sử dụng đất (Sổ đỏ/ Sổ hồng) hoặc không công chứng/chưa đúng người đứng tên.
- Bản vẽ thiếu các yếu tố bắt buộc: cao độ, chỉ giới đường đỏ, kích thước, mặt cắt kết cấu cơ bản.
- Không có văn bản thỏa thuận an toàn công trình lân cận khi xây sát nhà hàng xóm.
Hậu quả
- Hồ sơ bị trả/chờ bổ sung → trễ ngày cấp phép → trì hoãn khởi công.
- Khi thay đổi bản vẽ theo yêu cầu thẩm định, có thể phát sinh sửa bản vẽ, điều chỉnh dự toán → tăng giá xây nhà.
Cách tránh (quy trình thực tế)
- Checklist hồ sơ chuẩn: in checklist địa phương và tick từng mục trước khi nộp. (Xem checklist mẫu ở cuối bài.)
- Dùng dịch vụ soát hồ sơ: nếu bạn thuê KTS/nhà thầu, yêu cầu họ cung cấp bộ hồ sơ hoàn chỉnh và kiểm tra lại trước khi nộp.
- Chuẩn bị bản vẽ hoàn chỉnh: kiến trúc + kết cấu + MEP (điện, nước) — tất cả có chữ ký & con dấu của KTS/kỹ sư chịu trách nhiệm.
- Sao y công chứng giấy tờ đất nếu địa phương yêu cầu; tránh nộp bản photo chưa công chứng.
2. Sai lầm 2 — Không kiểm tra quy hoạch/Chỉ giới đường đỏ trước khi thiết kế
Vấn đề
Chủ nhà thường thiết kế theo ý muốn rồi mới nộp hồ sơ — nhưng mảnh đất có thể bị quy hoạch khoảng lùi, chỉ giới đường đỏ, bảo vệ hành lang giao thông… Nếu thiết kế vi phạm, hồ sơ bị yêu cầu điều chỉnh.
Hậu quả
- Phải chỉnh sửa bản vẽ (thay đổi mặt bằng, lùi nhà) → kéo dài thời gian & làm tăng chi phí hoàn thiện nhà do thay đổi vật liệu/bóc dỡ.
- Trong trường hợp nặng, có thể không được cấp phép tại vị trí mong muốn.
Cách tránh
- Tra cứu quy hoạch trước qua cổng thông tin địa phương hoặc lên UBND để xác nhận chỉ giới, chỉ giới đường đỏ, chỉ giới công trình.
- Cho KTS xem giấy tờ quy hoạch khi thiết kế để họ bố trí khối nhà, lộ giới, cao độ phù hợp.
- Nếu đất thuộc lộ giới: tham vấn sớm để biết phương án xin phép hay bồi thường (nếu có).
3. Sai lầm 3 — Bỏ qua yêu cầu thẩm duyệt chuyên ngành (PCCC, môi trường…) khi cần
Vấn đề
Một số công trình (tầng bán hầm, xây kết hợp kinh doanh, nhiều tầng, hoặc công trình trong khu vực nhạy cảm) bắt buộc phải có hồ sơ thẩm duyệt PCCC hoặc các thẩm tra chuyên ngành. Chủ nhà/tư vấn bỏ qua bước này dẫn tới hồ sơ thiếu khi nộp/biên bản yêu cầu bổ sung.
Hậu quả
- Thời gian chờ thẩm duyệt kéo dài; thủ tục phức tạp hơn; có thể phải sửa thiết kế MEP.
- Trường hợp cấp phép nhưng không thẩm duyệt PCCC khi cần thì sau này nghiệm thu PCCC không được — gây phiền toái khi đưa công trình vào sử dụng.
Cách tránh
- Xác định phạm vi bắt buộc thẩm duyệt ngay từ giai đoạn thiết kế (hỏi Sở Xây dựng/Phòng quản lý đô thị); KTS/nhà thầu phải nắm luật.
- Chuẩn bị hồ sơ PCCC đồng bộ (bản vẽ hệ thống báo cháy, thoát nạn, văn bản thẩm tra) nếu công trình thuộc diện.
- Nếu thuê xây nhà trọn gói, yêu cầu họ liệt kê rõ trong hợp đồng: “hạng mục thẩm duyệt chuyên ngành sẽ do ai thực hiện, chi phí bao gồm hay tách”.
4. Sai lầm 4 — Ủy quyền hoặc nộp hồ sơ không đúng pháp lý (ủy quyền chưa đủ điều kiện)
Vấn đề
Chủ nhà tin tưởng người thân/nhà thầu nộp thay nhưng giấy ủy quyền không đúng mẫu, thiếu công chứng hoặc chủ đất có đồng sở hữu chưa ký tên — dẫn tới hồ sơ bị trả.
Hậu quả
- Hồ sơ bị trả; chủ phải đi bổ sung ủy quyền hợp lệ → tốn thời gian.
- Trong trường hợp tranh chấp quyền sử dụng đất, hồ sơ sẽ bị treo.
Cách tránh
- Đọc kỹ yêu cầu ủy quyền ở biểu mẫu địa phương (có nơi yêu cầu công chứng, có nơi không).
- Nếu đất có nhiều đồng sở hữu, tất cả người đồng sở hữu phải ký hoặc ủy quyền hợp lệ cho một người.
- Giữ bản gốc văn bản ủy quyền và kèm công chứng. Nếu dùng nhà thầu xây nhà trọn gói, thỏa thuận rõ họ sẽ nộp hồ sơ thay và ghi ràng buộc trong hợp đồng.
5. Sai lầm 5 — Không tính đến chi phí thời gian & phát sinh do trả hồ sơ (dẫn tới đội vốn/đổi giá)
Vấn đề
Trả hồ sơ, bổ sung nhiều lần hoặc phải chỉnh bản vẽ khiến tiến độ kéo dài → chi phí nhân công, lưu kho vật liệu, thay đổi giá vật liệu (ví dụ giá thép xây dựng, giá gạch xây dựng) có thể gia tăng.
Hậu quả
- Giá xây nhà thực tế tăng so với dự toán ban đầu.
- Nếu bạn đã đặt cọc vật tư hoặc ký hợp đồng trọn gói với nhà thầu theo tiến độ, chậm tiến độ có thể phát sinh phạt/chi phí lưu kho.
Cách tránh
- Dự trù thời gian thực tế: cộng thêm 1–2 tuần cho việc chỉnh sửa hồ sơ (hoặc theo kinh nghiệm địa phương).
- Tính dự phòng chi phí: thêm 5–10% vào dự toán tổng để ứng phó với việc điều chỉnh hồ sơ, biến động giá xây nhà, và lời khuyên là tăng dự phòng nếu địa phương hay trả hồ sơ.
- Soạn hợp đồng với nhà thầu rõ ràng điều khoản VO & tiến độ: ai chịu chi phí phát sinh do trả hồ sơ (nếu lỗi do chính chủ hay do yêu cầu cơ quan thẩm quyền).
- Chuẩn bị trước vật tư không dễ hỏng sau khi có phép — tránh đặt hàng quá sớm nếu phép chưa xong.
Gợi ý hình ảnh
- Biểu đồ timeline “dự kiến vs thực tế” với phần bôi đỏ là thời gian trả hồ sơ; ảnh giá vật liệu nhảy tăng.
6. Checklist tổng hợp: Nộp hồ sơ xin phép xây dựng — tránh 5 sai lầm
- Kiểm tra Sổ đỏ/Sổ hồng: tên, mục đích sử dụng, ranh giới.
- Soát kỹ bản vẽ: kiến trúc + kết cấu + MEP có chữ ký & con dấu.
- Tra cứu quy hoạch & chỉ giới đường đỏ trước khi thiết kế.
- Xác định nếu công trình cần thẩm duyệt PCCC hoặc chuyên ngành khác.
- Chuẩn bị giấy ủy quyền hợp lệ (nếu nộp thay).
- Dự phòng 5–10% ngân sách cho chi phí do trả hồ sơ/phát sinh (ảnh hưởng giá xây nhà, chi phí hoàn thiện nhà).
- Nếu thuê xây nhà trọn gói, ghi rõ trong hợp đồng trách nhiệm làm thủ tục và ai chịu chi phí bổ sung.
- Lưu file số (PDF) và ảnh hiện trạng ô đất — nhiều nơi chấp nhận nộp trực tuyến.
7. Những lưu ý liên quan đến xây dựng và ngân sách (liên kết thực tế)
- Móng nhà: nếu trong quá trình thẩm định cơ quan yêu cầu thay đổi phương án móng (ví dụ do điều kiện địa chất), chi phí móng có thể biến động mạnh; do đó báo trước ngân sách để tránh đội chi phí hoàn thiện nhà.
- Xây nhà trọn gói: nếu bạn chọn gói trọn thì đề nghị nhà thầu đảm nhiệm cả thủ tục xin phép; nhưng bắt buộc vẫn phải yêu cầu BOQ và điều khoản về VO để tránh nhà thầu thay đổi giá xây nhà.
- Giá vật liệu: khi hồ sơ chậm, giá gạch xây dựng, giá thép xây dựng có thể tăng; đặt điều khoản giá trong hợp đồng hoặc giữ dự phòng tài chính.
8. Kết luận — hành động nên làm ngay
- Trước khi nộp hồ sơ: soát checklist và cho KTS/nhà thầu check lại tất cả giấy tờ.
- Tra cứu quy hoạch tại UBND để tránh chỉnh sửa bản vẽ.
- Nếu không rành thủ tục, nhờ nhà thầu trọn gói hoặc dịch vụ chuyên nghiệp làm hộ nhưng bắt buộc ghi bằng văn bản trách nhiệm & chi phí trong hợp đồng.
- Dự phòng tài chính 5–10% để phòng trường hợp phải chỉnh hồ sơ hoặc vật liệu tăng giá.
Hãy để công ty Tiến Phát Số Tám đồng hành cùng bạn trong hành trình này. Vì chúng tôi là công ty xây dựng nhà phố hàng đầu tại Hồ Chí Minh và có đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên môn cao, trách nhiệm, và đầy nhiệt huyết để hỗ trợ tạo ra ngôi nhà mơ ước cho bạn và gia đình.
9. Liên hệ để được chúng tôi tư vấn tận tình nhất:
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN PHÁT SỐ TÁM
Địa chỉ: 50A Trương Đăng Quế, Phường 1, Quận Gò Vấp, TP.HCM
Hotline: 0903 768 270 – Anh Vũ (CEO)
Youtube: Xây Dựng Nhà Phố
Website: tienphatsotam.com
